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基于以上种种理由，所以办公室内大部分的文件，一般都统一用 B5 的规格。 但是，唯一不符合此规定的是“人事资料”，只有“人事资料”是使用B5 一半大的 B6 规格。
5。 资料应装订成一定规格的复印本 报纸的纸质不佳，剪报后更是难看。带黄的铅字，不但不适合阅读，也容易变质，且在经过一段时间后就更惨；但若将其复印，再当做资料来运用， 可就方便多了。
复印的规格，统一使用 B5 规格，无论一份多小的报导，也可使用 B5 的纸 复印。或许有人会觉得浪费，但要知道，即使是一份小小的报导，也是一份 信息。
若是将好几个小报导，全印在一起，那在取出时就很不方便了。因此规 定一张纸只能印一份信息，空白处则用来记录或写标题都很方便。
再者，按信息的不同，其长度也不同，故报导的形状也呈现不规则，所 以可将长度较长的报导，直接剪下来。另外，有时 B5 的规格无法容纳全文时，则可省略照片，或稍做修剪后再复印。
即使如此，如果还是无法容纳得下时，就要分成若干张来复印。例如， 将新闻分为两张来复印时，则在第一张标 1/2，第二张标 1/2。同样地，若是分为三张的话，在第一张标 1/3，第二张标 2/3，第三张标 2/3。如此一 来，只看到第一张，就立刻能知道此份报导共有几张。
对报纸一般不必缩小复印的，那是因为一旦缩小后，原本就很小的铅字， 就更不容易辨认了。所以，仅有比报纸的字大，缩小后仍可阅读的，才能按其需要活用缩小复印。
缩小和放大，是在活用复印时，最常使用的两个重要功能。 最好是还备有 ADF（自动送回原搞）的功能。所谓 ADF 的功能，就是即使有数十张的资料正本（原稿），只要调整开数的大小，一按开关，就会自 动送出所需开数的复印本。
此种功能是不可缺少的。原因是每复印一张，就打开一次盖子，改换另 一张正本，再按开关，此一手续相当麻烦。而且，必须要有一个人来操作。
因此，复印数十张，数百张时，就需要相当长的时间。
备有此项功能的复印机，虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。 但是，从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上，这点来看，就会觉得虽然是贵了一点还是值是的。
为了缩短无谓时间的浪费，花多少钱都不算贵。因为缩短的时间，可挪 用夹做附加值更高的工作。
6。档案夹及标题要以颜色来区分 曾经去过某大报社的资料室。由于相关资料的整理只有专门的报社才有，所以对他们要如何去做资料整理，是非常重要的。 但是，他们将剪报贴在 B6 开数硬纸板上的这种作法并不精细。B6 和一般单行本的规格相同，是常用的资料规格 B5 的一半，这规格的确是很小。 但一般报社所收集的报导，大部分的 B6 硬纸板都容纳不下，多出来的部分，就将其折叠。也就是说将报导的一部分贴在硬纸板上，剩下来的部分就 折起来。所以，为看某项新闻报导，就必须一一地将它们打开才能看到。而且，如此开开折折几次后，没有贴在硬纸板的部分，就容易破损。并且，这些硬纸板并未归档，而是整理在橱柜中，使用时就须将必要项目的硬纸板一 一挑出，如此很可能会有资料遗失或顺序纷乱的现象出现。
当然，一般报社的资料量都很多。在专门资料室工作的员工，都将资料 的收集和管理视为其主要的工作。但活用资料信息却很不方便，所以，对于这些资料是否有被实际活用是个疑问，于是便将此疑问请教熟识的记者们， 才知道报社内的资料使用率并不高，这点实在很可惜。
不过最近，各报社都想有效地使用自己报社所收集的信息。 使用电脑收集信息及整理是一种方法，但是，个人最好也有一套自己的资料整理方法。只要是参观过报社的资料整理方法，就会觉得这种方式较为 实用。
方法是统一采用 B5 的规格，并且归入二十六孔的档案夹。 归档的优点是：资料的抽出、夹入很方便。即使发现某个主题区分得不够适当，就可立刻将它转换到其他适当的档案夹内。
7。为什么穿孔机是二十六孔 一般使用档案夹的人，多数是使用两孔或四孔的档案夹。使用两孔的理由，是因无论穿孔、归档都较不费功夫。 穿孔机扎的档案孔有容易破的缺点。参照几次档案后，其档案孔可能就会破损。消除其原来穿孔的位置，再重新穿孔一次，且贴上加强圈，这样使 用并不方便。
使用二十六孔就无此麻烦。因是两孔的十三倍，相对地就可分散其力量。 以二十六孔来说，即使用力抽取再多的纸，也无须担心会破裂。
归档的目的是如何更有效率地使用，因此，必须考虑到资料可能会重复 参照数十次或数百次。
当然，并非一定要拘泥于二十六孔的孔数，只要不易破损就行，不论二 十二孔或二十四孔并无妨。但以目前市面上所卖的 B5 档案夹的规格，配合二十六孔是最适宜不过了。
穿孔时，一定要在左右两侧都穿孔。 两侧穿孔是为了使档案夹能自由交替，无论是直写右开式的文件，或是英文及其他横写左开式的文件，都可使用。而且，想同时看两份不同的资料 时，仅变更其中一个档案夹，以（书籍、杂志等）左右两页合成一页的插页方式，就可参照了。总之，资料就会很清晰了。
只使用纸的单面，便于以后翻页数查阅时，可立刻找出所需的资料，且 复印时，也不须人手，利用 ADF 就能自动复印。由于利用单面的纸，所以前面所述的左右两面穿孔，可按插页的方式。
8。如何保存卡式录音带 我们不常利用卡式录音带收集资料，但在准备资格考试时，就会使用到。
此外，与其做口述笔记，倒不如以自己轻便的录音机录音，如此所收集到的 资料较为完整。
以文书处理机打出录音带的内容后，录音带就没有保存的必要了。 也许有的管理者由于目前的工作，都运用不上以前所收集的录音带，因此，只好把录音带放在家里，致使录音带的数目不断增多，也许足有几百卷 以上。
既然费了功夫才录下这么多的录音带，所以应充分地利用这些录音带。 一般都使用十卷装的塑胶盒来装录音带，并将这些盒子摆放在书架上，每个盒子及每个书架都有分类。例如，有关语言方面就分为英语、法语、德 语，并且再就其中的内容加以细分。
每卷录音带盒内的索引纸上，都要写上每卷的部分内容，并且为使录音 带的内容一目了然，无论录音带的标签，或十卷装的录音盒上所贴的标签， 均标上标题。
对录音带所收录的内容，原则上一卷只收录一个项目。60 分钟的录音带 只收录 15 分钟的内容，在别人看来或许会觉得很浪费，但若法语后面接着录英语，那就无法明确分类、整理，且活用时也很不方便。
9。文书处理机（WOROPROCEBSOR）的磁碟片应如何保存 当今时代，文书处理机（WOROPROCEBSOR）已相当普及了。也因此平均每三个月就有新的机种上市，且性能更高，价格却不断下降。现在我们暂且不 谈低价位的机种，目前所普及的机种，大部分都是使用 3。5 英寸的磁碟片。
一张磁碟片所能容纳的信息是单行本一本的容量。磁碟片不占空间且容量大，可称得上是珍贵的信息来源。 办公室里常会使用到处理机。但磁碟片有个缺点，那就是一张磁碟片的容量很大，往往在一张磁碟片内，就存有各种各样的信息资料。 因此，在录入时应一一予以分类，一张磁碟片内，应该只存入某个主题的一连串相关资料。 某个主题即使内容很少，也不可以一张磁碟片存入好几个主题。基于此就很不方便整理，且不好灵活使用。 首先，可将录音带分成“个别专题”、“一般”、“各种形式”三大类。
“个别专题”每个辩护或诉讼案件有其各自的磁碟片。“各种形式”每一项 目，是交给法院的文件档案。
有关大项目、中项目，其磁碟片要以颜色来分类。为了知道每张磁碟片 中所存入的资料，所以在每张磁碟片的标签上，都记入各个主题。
再者，若每次存档时，为了知道某张磁碟片存入的内容有多少，而每次 都须将目录拉出来，这是极为不便的。因此，为了能对内容一目了然，特别将目录列出来，如此一来，就可缩短磁碟片查阅的时间。
以专用的盒子来保存磁碟片，并且，每个大项目都放入不同颜色的盒子 内，便可缩减寻找的时间。
10。邮件应如何整理、保管呢？ 既关系到切身利益且容易保管的东西，要算是邮件了。一般来说，在某段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。 有关贺年卡这类明信片，大多数的人并不会将它特别保管起来，通常在看过后，只会记下变更的住址等重要事项，而等热潮一过，就会将这些卡片 扔掉，或者，是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。
一般管理者的办公室内，往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达 数千封，并且平时的邮件也很多，合算起来大概有上万封吧！这些邮件若不依次整理，往后就很难整理了。
首先，分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。而值得看的邮件，当场就 盖上当天的日期，盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。这样，对住址、姓名、及收信日期便可一目了然。
其次是分类。有关日常工作的邮件，则将其归入以专题区分的档案夹内， 这也是缩短查阅时间的必要措施之一。若无分类，留待使用时才找的话，那可就得耗费相当长的时间了。分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信 件，所以，原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。
贺年卡和私人邮件，各自分开的整理法。 贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完，所以，首先以内容的第一个字按英文 26 字母的顺序做整理，然后在最后几天，再做归 纳，并完全按英文 26 个字母顺序来整理。此时，所收到的贺卡应将寄件人的姓名登记在管理用的目录上，并在姓名旁注明收件日期，若看目录上，尚有 未寄出的贺卡，则配合时机回寄。
在以后章节中，将谈到如何保存重要的贺卡，并转换成实用的“人才录” 资料。首先，是将必要的资料抄在人才录后，如果原本抄在人才录的内容用不着时，就应舍弃。但是，因为人才录上所写的并非是全部资料，所以应留 下未抄的贺卡，以及自认为必要的贺卡。
这些贺卡应利用书橱来保存，并按 26 个字母顺序来整理。每张贺年卡， 按年度分别贴上标签来保存。贺卡中有标示寄件人姓名的那一面，则按 26个字母来排列。如此保管待以后要活用时，就能迅速地找出某人的贺卡，在 使用上极为方便。
11。信息活用的重点（1）将节省下来的查阅时间，挪用在附加价值高的工作上。
（2）信息整理不要期望一开始就完整美观，而应留意方便使用及单纯 化。
（3）手册有利于工作的完整性。
（4）资料应用固定的规格来复印，并且使用取放、转换都很容易的档案 夹来做处理。
（5）复印的规则是一张纸只有一份资料，而卡式录音带、磁碟片则只收 录相关主题。
（6）使用颜色区分可使整理一目了然，并能缩短查阅的时间。
管理者的信息活用术信息必须能加以活用。以管理者的情况来说，如所收集来的信息，却不 能有利于自己的工作，或是无法配合自己的目的，那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。由于职别各有不同，所以活用的目的也是各异的。 但要注意的是原本收集的资料，在未经整理的状态下，是无法直接对工作有利的，当然，能够直接利用的资料，就很方便了。但在决定工作主题时， 也有从近乎“零”的状态下，从头开始收集信息。完全从“零”开始来收集信息，是不可能的，在刚开始的阶段中，仍应具有最基本的信息。 信息收集所应注意的是，平时应事先架起天线，去接收可能对自己商务有利的信息。如此一来，在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时， 起码有些基本资料可供参考。
以下所要谈的是有关管理者信息活用术。 假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作，而这些范畴便成为