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007 手提箱的受用者，应该不致由于可以随时随地把它当作桌子使用， 而以高价买下这种箱子！事实上，只要用档案册代替书桌也就足够了，甚至可以边写稿，边从公文包里拿出所要的资料，一点也不费事。所以，多方考 虑公文包的实用性再买也不迟。
另一点，是制作出差计划单。为了符合出差的目的，必须预先想好要带 什么文具、资料、目的地、拜访对象等等，有关出差的事项都列入表内，再放入公文包，检查时就可拿出来一一对照，看看所带的东西是否齐全，该办 的是否有遗漏。
8。多功能手表是活用时间的武器 最近的手表不但加装有闹钟或计秒的装置，更有电话号码、住址的记忆储存装置，以及计算机等多种功能的新设计，把这种多功能的手表视为控制 时间的利器。
在车上稍作休息，将时间定在到达目的地的前一两分钟，到时闹铃自然 作响，就可以安心入睡，不怕坐过站了。对某些人而言，铃声也许小了一点，但另一些人较敏感，只在有响声，就能立刻醒来，所以十分有用。
像马表的计时功能，对一般人也许没什么帮助，但常用这一装置有效地 控制时间，完成工作。
利用这种计时功能，计算从地铁的月台走到马路要花多少时间，对时间 的控制非常有用。
由于职业因素，管理者常常要演讲，演讲更得注意时间，有时晚了一点 才开讲，但在演讲时不能一直看表，所以无法确定已过多少时间，这时就可利用马表来控制时间。“在现代，能控制时间的人就是胜利者”。这句名言， 正意味着能对定时功能作最高利用的人，便是一位胜利者。
多功能手表有各种记忆及计算装置，不需多作说明，任何人只要买来， 就能知道它的好处。象管理者常常外出工作，却忘了带电子计算机，总觉得很麻烦。现在根本可以不带，因为多功能手表几乎代替了计算机。
手表本身具有流行性，也可反映个人的品味。站在实用的立场来说，不 应将它视为装饰品，所以在选择时，应以个人最适用的型号为选择条件。
9。从文具的目录可找到适合的用品 现在市面上所出售的文具种类，少说也有数千种以上。例如最常见的夹子，小的可夹五六张左右的纸张，大的甚至可夹数本书，其颜色、形状更是 琳琅满目，不胜枚举。光是这一个小东西，就可以设个专栏了。对于制造厂商而言，为了推陈出新，同一种产品的设计除了用途不同外，更针对产品本身设计出新颖的外观，以吸引顾客的购买欲望。不只是夹子，目前已有很多 产品也是如此。
光这微小的用品种类就这么多，那么要选哪一种最适合自己使用呢？万 一在文具店无法找到所要的东西又该怎么办呢？在大型文具店或专卖店中，可找到理想的用品，普通一点的文具店里很难看到喜欢的东西。
的确，能找到理想的文具，尤其是符合所需的文具，真的能提高工作的 效率。要是老找不到，却又不死心，但是工作繁忙，实在抽不出身常去逛文具店，该怎么办呢？很简单，从文具目录介绍中选择，若找到合用的，直接 订购就行了，很方便。
目前许多文具商对自己生产的商品，都会作成一份精美的目录。看了目 录，对于目前的文具市场可以有个大概了解。目录内容相当丰富，包括商品实物的相片，也介绍它的功能、特性、使用方法等等，虽然没看到产品，但 对商品也有相当的认识。
唯一的缺点，就是材质方面比较难以作确实的说明，若能克服这一点， 只要浏览目录，就会有意外的收获。
10。根据品牌编号订购文具 根据手上的目录，向制造商订购文具时，有些公司是得加运费的，但是大量采购时，就可免费送到家。平时，可以向文具店老板索取现售的或是预 约新产品的目录一两年之内的产品目录，大概还不会变化很大，选择时十分 有用。
喜欢利用目录购物的人，应注明商品的货号，以免出错，而且一有商品 货号，厂商处理出货时可以省去很多麻烦。若直接到商店购买，报出货号也可立刻得知店里是否有售，才不致用嘴巴描述半天，结果还是不知所云，那 就太浪费时间了。甚至也可靠一通电话就确知是否能买得到。
平时常用的商品，事先都将其货号与商品同时列成一张表格，所以订货 时都顺便写上货号，绝不会订不到自己所要的商品。
除了商品货号，另外一个我们很少注意到的是商品的正式名称，如果能 确定，订购时也可缩短商家寻找的时间。
收集商品目录，不仅对大量购买的人十分方便，对小型公司也是很有帮 助，常常可以意外发现其他品质优良的文具。
印刷精美的商品目录，对中小企业的制造商而言，也是促销的一个手段。
11。文具或邮票不仅要维持最低库存量，购买时也要注意当时库存量 笔、复印用纸等一般文具用品，可称为“资料整理的用品”，同时也算是“资料整理的消耗品”，平时须维持一定的库存量，以应付每天的消耗。 因此如何补充这些文具，或该有多少的库存量，如何整理等等，都是非常重 要的。
例如圆珠笔，由于常常携带在身旁，包括备用的在内，同一种颜色的最 少要三支。若是哪一支墨水用完，或临时遗失的话，不会因没笔而耽误工作进度。常用的文具也都应有预备品，不论任何情况发生，都能迎刃而解，这 点非常重要。
但是库存量也并非愈多愈好。比如象圆珠笔之类的文具，自有其固定寿 命，所以订购时不要一次买太多，以免在期限内用不完，反而白白浪费。还有产品的种类、适合的用量等，决定所需的库存量必须切合实用。
应制出一套库存以及如何补充库存量的管理办法。
有关库存的问题，将其分为“最低库存量”、“购买量”、“购买时的 库存量”。所谓“最低库存量”，是指产品用到这个数量时，一定要补充。
“购买量”就是购买的数量。例如： 圆珠笔（红、蓝、绿、黑）——最低量是 2 支，购入 5 支。 大小曲别针——最低量是 50 支 1 盒的 20 盒装1 箱，购入 10 箱。 透明资料袋——最低量是 20 张，购入 100 张。 硬纸板机——最低量 5 盒，购入 10 盒。
档案夹——最低量 3 个，购入 7 个。 自动铅笔笔芯——最低量 1 大盒，购入 5 盒。
像上列这些商品，当库存到最低量时，就一定得补充齐全，不可拖延， 以免误事。
“购买时的库存量”，就是指最低库存量加上购买量的总和；邮票最低 库存量以 50 张为限，如果购买量是 100 张的话，那么“购买时的库存量”就 是150 张了。
必须注意最低库存量、购买量、购买时的库存量的数量，而且确实实行、 补充，以方便使用。
12。订定一个月一次整理用品的“盘点日” 对于经常使用的用品，象圆珠笔、档案夹等，即使不盘点，若不足的话也立刻会知道。但对于较少使用的用品，就没有这么容易发现，所以这类用 品应要设定固定时间作盘点，才是正确的整理态度。
一般事务所在每月的第一个星期二早晨，对各种库存用品作定期的盘点 工作。之所以不在星期一，是因为星期天已放假一天，星期一必定很忙碌， 所以定在星期二。
也许有人认为事务所内使用物品的种类较繁琐，对于其他公司就不一定 适用。其实不然，必需品在使用时不能立刻得到，那就不叫必需品了。无论哪行哪业，一定有专用的物品，必定也分为常用与不常用这两种。为了应付 临时所需，以及了解平时物品的库存量，至少每个月必须检查一次，以免有东西不会使用，或是用时却找不到等等遗憾发生。
13。基本工具若齐备，工作效率自然提高 文具店里并非都是陈列基本文具。所谓基本文具，是指使用率最高的文具。就像家庭主妇一样，刀子和锅子是她每天必用数次的东西。文具也是同 样的道理，每天最常用的物品就是基本文具。
在使用自动铅笔，若有错误时，通常用橡皮擦更改。若是铅笔式的橡皮 擦就更好用了，因为铅笔式橡皮擦的笔芯处有象铅笔一样细细尖锐的前端，在擦拭小字或小范围的错误时非常方便。用这种橡皮擦，甚至可右手写字， 左手拿橡皮擦，边写边擦，方便自如。
另外一个是钉书机。这种钉书机是在按柄下装上可回转的钉书柄，和一 般钉书机不同的地方，是可横钉或直钉，以发挥它的绝妙功效。
另一种文具是可左右转动的胶带台，这是目前最奇特的产品。和一般胶 带台的不同之外是它可任意转动，无需搬动转头。
最后提到使用率也相当高的剪刀。细长的刀柄，在握指处的圈环内侧加 了一层护套，让持剪者绝不会因拿得太久而手痛，赶工时也可提高工作效率。
14。善用工具的特性，不使其成为装饰品 一般文具店所售出的文具，固然依其设计本意而使用最佳，若是能加工一点自己的创意，可使文具发挥更高效用。 比如不需印泥的印鉴，当然便利使用。但是一旦数量增加，往往不能一眼辨知要用哪一个。卡文先生的事务所里，有“速件”、“已办”、“待办”、“作废”、“完成”等十多种的印章。虽然由复印部分可以分辨其内容，但 是横排在一起的时候，就很难马上辨知了。
为了辨别各印鉴你可在每个印章的上端贴上用此印章盖出来的字，如此 排成一列，使用时必能很快地辨别了。
另一个文具很有意思，就是一般医院里病人在床上所架设的桌子，是睡 前看书时不可缺少的工具。手不用捧着书，无聊可随时闭目养神或睡觉，可以轻轻松松地看书或作事，真是一张实用的“桌子”。
最近，象这类商品不断地推陈出新。我们应该善用文明产物，只要觉得“这很不错”，就应不惜金钱购买，而且买回后，再加上自己的创意，使文 具的用途发挥到最高点。
如携带式的复印机，使用虽然方便，但遗撼的是复印的数量太少，所以 得把它改良成可大量复印的机器。
不论有多便利，由于好奇心的驱使，也许使你充满兴趣地在文具用品身 上再动些脑筋，就能成为更适合个人使用的工具，这也是整理术的一大助力。
15。应该熟练使用文书处理机 对现代的企业公司或个人而言，文书处理机是十分便利的新产物。但是，能完全用此机器来从事文字处理工作的人仍是少数。很多人把它当作清稿器 使用，只是将草稿整齐地打成文字为目的。
其实，它的用途不限于这方面，文书处理机还能作其它用途，若能正确 地使用，可使信息收集网扩大，且能积极地活用在工作上。利用其特殊的文字处理系统，文字经由此机器，可利用记忆设定，作文字推敲，文句编排， 而写成所需的文章。换句话说，对于尚在斟酌的文字，可利用此处理机打出各种造句，再加以确定组合。
总之，它比铅笔还方便修改，能将脑中所思，凭着按键完全表达出来， 因此能快速地打出文章或构想。
16。不确定的地方先使其明朗化，是利用文书处理机的窍门 文书处理机的操作必须熟练，若对于一字一句的基本文句不太熟悉的话，就会浪费时间。操作不熟练，文章也就不能通顺写下去，工作效率自会 降低。
比如：打字时，不知是“puter”或是“putter”何者正确，如果 错误的字在连续打了几十页之后才发现，反而要浪费时间作修改。所以一定要先确定字的拼法，以免反而耽误工作速度。
就像在驯服野马时，首先须了解它的特性，再骑在其背上驾驭它，一切 得按照自然的训练程序，否则就会浪费许多宝贵时间。操作机器时，除了必须熟悉机器特性外，尚须正确使用机器，以求更快速地完成处理文章、资料 等的工作。
17。一张磁碟片一个档案 目前，文书处理机价格十分便宜，对处理个人信息而言，很是方便，所以很多企业家也在家宅摆上一台。诚然，一片磁碟片可装入许多资料，是信 息最佳存档库。但是对于报纸、杂志或单行本书籍，却不能立刻得知其要点所在，所以电脑磁碟片存档不是很理想的方法。但却可利用其存档资料的编排�