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收集的目的？？ ？脑内和脑外的资料？ ？？？ ？可产生利益的资料？？ ？制定目标？ ？？收集的动机？整理构思？？ ？系统化处理？？ ？设定产品形式？ ？
资料收集的基础？收集的计划？时间。人。经费？？ ？工作管理？？ ？制定工作规则？ ？统一规格？ ？？？收集的原则？统一文具用纸？？ ？统一使用工具？ ？？ ？？用最原始的资料？？ ？发现不寻常事物？ ？用不同角度观察收集的焦点？？ ？追溯既往？ ？？？ ？用图解方式联想当然，如果觉得使用电脑不方便，用卡片处理也是一种方法，只是每一 张卡片只能写一件事情，才不会混淆。
收集资料时应制定合理的计划任何一种工作都有开头和结尾，尤其在专题式收集资料的情况下，更要 有“截稿”的意识，才能有效率地赶上工作进度。一般地，收集资料时应制定合理的计划，不管是专题式资料或长期的收集，都要有阶段性的处理，大 概分三个步骤：（1）设定“产品”类型 如果是长期的资料收集工作，管理者要确定未来资料建档的内容和形式；如果是专题式的资料收集，更要考虑将来要使用这些资料的方法，即要 先决定最终“产品”的面貌：（1）是以口头说明还是书面报告报出结果？（2）报告书用手写就可以；（3） 报告书必须打字处理吗？（4）是否要将报告书交付印刷厂印成册子？（5）有无附加照片、幻灯片、录像带等录像资料的必要？
提前设定“产品”的类型，会影响资料收集的方式、进度和经费；如果 没有事先的设定，可能会降低使用资料的速度和效果，更可能造成浪费。尤其是现在的许多提案会、企划案都是多人合力完成的。事先不设定录像资料 的使用状况、报告书的写作格式和版型，收集出的资料将会是毫无章法、风格不一的一堆文字。
（2）合理调配时间、人才和经费 最简单的资料收集方法，就是打电话向有关人士请教，而到图书馆带资料、到书店买书则是可以立刻行动的方式。也有人投入大笔财力和人力，在 海内外各地大量地收集信息。要采用什么方式，单凭个人或团体的需要和财力而定，没有任何硬性的规定。
如果时间充裕，一个人就能做很多事情。很多非文学类的作家对固定的 现象经过多年的观察和收集资料以后，下了很大的功夫终于写出惊世巨作。
而动员大量的人力，则有可能在短时间之内完成相应的工作。有人怀疑这种 速度的可能性，事实上，如果有三名记者，每天采访两个人，10 天就有了 60个答案；如果记者增为六人，则效率会成倍提高，截稿的时间肯定更快。时 间和人力的关系就是如此微妙。
现在广告公司或公关公司为客户代做的市场调查，收费动辄上百万，就 是明显用金钱换取人力或时间的方式。时间、人才和经费如果经过合理的调配，对收集资料有很大的帮助。
（3）进行“工作过程管理” 一个单位如何制定合适的时间表来进行进度管理是让管理者头痛的难题。根据工作经验，设定期限是进度管理的首要任务。如果没有设定完成工 作的阶段性时间，员工拖延懒惰的习性绝对会“尽情发挥”的。
有时候许多工作需要长时间进行，很可能是几个月、3 年甚至更久，这 时候不妨从小进度管理抓起，用每周、每月的进度做目标，最后累积成最终结果。卡文过去在从事一项专题研究时，6 个人花了两年时间才完成；工作 进度完全依据山根式工作进度管理表来控制。在设计这张表格时，要掌握工作进度，应该切实完成哪些项目？这就是制作进度表的目的。要在纸上写下 具体的要求：（1）要判断准备收集的资料是否充足；（2）要专人负责，明确分工；（3）要清楚显示每个人的工作进度，并考核其是否已经完成。把这张表输 入电脑，然后打印出来，利用各种符号注明不同的工作进度，有变化时，再用电脑修正进度情况。有了这张一览表，每个人的工作量就一目了然，可做 为核算工资的参考。
下面是一个四人小组调查消费者使用通讯器材情况的例子，管理者不妨 用“山根式工作进度管理表”（附表）来处理进度。
通讯器材使用情况调查：（1）以讨论方式设定需要取得的资料样本；（2） 在左栏写上分类名称；（3）在最上栏填写工作人员姓名；（4）将要收集的资料名称记入栏内，这样就可决定每个人负责的类别，分类时要注意考虑个人的 知识和判断力；（5）在工作进行中，不断以记号区别进度，比如未完成者划（○）、已完成者划（ ）、已提出报告者划（●）等；（6）以不同记号记 录不同的工作类别，像（△）、（▲）、（ ）表示资料收集程度，（□）、（ ）、（ ）表示电话沟通情况等，都可以分别使用；（7）在每次例行会 议后，都要做好所有记号，再把会议记录输入电脑中。从管理表的横向看，可以检索调查内容是否充分；而从纵向来看，则可了解个人工作进度，督促 落后者迎头赶上。
工作进度管理表范例：
姓名分类各区 动态
使用 者现状
A B C D
●政府的专题采访
□办公室女性使 用电话概况■主妇的电话生 活
未来
技术
未来电 讯动态
海外 动态
●光纤通信
●资料库 DATA 通信
△交换机■传真机多功能 电话
■美国的参与问 题
▲法国的迷你电 话
■费率
▲合同
○资本
从前面的实例，大概可以得知：（1）从“使用者现状”和“海外动态”来 看，资料显然不足；（2）“使用者现状”仅使用电话采访，应考虑面对面的沟通方式，另外最好加入“商界使用现状”资料；（3）“海外现状”只有一个例 子绝对不够，一定要取得世界各国资料；（4）有关“未来电讯动态”部分，应考虑增加“行动电话”动向；（5）“未来技术”一 项，应该收集总论式的文章；（6）从工作人员的资料来看，B 的工作显然太轻松。要么让他分担别人的工作 量，要么就分派新的工作；（7）C 要完成的项目很多，可以把“传真机”的问题转给 B 解决，而在“未来电讯动态”项目上，应该把重点放在未来技术方 面；（8）D 应该转向收集综合性的资料，并担任其他人的后援。
经过这样反复检索后，工作数量和质量一定能大大地提高。当然，工作 进度管理表不仅只应用在收集资料的工作上，而且也适用于其它行业。
收集资料的工作规则收集资料时，即使是个人的工作，也应该有一套工作规则。一旦开始收 集，就会发现大量繁杂的、各式各样的和规格不一的资料有如潮水般地四处涌现，尤其以小组形式进行工作时，到手的资料更是混淆不清。这时，工作 规则是能处理这种混乱状况的唯一工具。
统一格式是制定工作规则的主要内容，在分工越来越细的现代工作中， 只有统一格式，才能同时发挥专业分工和综合表现这两种优势。一般地，统一格式可从下列四个方面着手：（1）统一内容规格 根据经验，内容规格的设定最好能用文字逐条描述和记录，空口说明的效力是会逐渐消失的，白纸黑字才能存证。就像前面提到的原宿竹下路调查 计划，一共动用 14 名兼职记者、10 名工作人员，回收样本 460 份。如果没有事先规定内容，可以想象有多紊乱。因此用问卷代替采访笔记，用固定规 格用纸代替一般回函来做资料管理。这个方法后来被日本电台采用，下面这个表格是他们采访新闻时的使用范例。
日本电台采访表： 采访对象： 采访者：1。当你面对麦克风时，你眼中的采访者看起来感觉如何，请说明。
2。当你面对麦克风时，觉得自己和平时有何不同，请具体说明。
3。请说明个人第一次上广播节目的经验。
4。请说明个人和广播接触的经过。
5。请说明个人收听广播后的最大收获是什么。
_________________________________________________________
（2）统一用纸规格 任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场，处理资料的机会再多、再进步，没有纸面资料协助，还是很难进行处理。在 80 年代办公自动化热潮 刚起的时候，很多人都宣告纸类将从此在办公室消失，自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠儿。事实上，文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但 这些机器吞吐的纸量，却如洪水一般淹没办公室。
信息媒体之所以取代不了纸，是因为目前找不到任何替代品能像纸一 样，不拘形式、任意涂抹、方便检索、容易携带、价格便宜、着色便利，而且能迅速复制加工。纸的概念将永远存在，无法泯灭。但是纸资料不断增加， 无限量地堆积也不是办法，它非常容易造成混乱和浪费，所以在开始收集资料时，就要找出最容易整理的书面资料规格，把纸张用量压到最低。一般使 用的纸张规格不是 A，就是 B，学校的考卷是 B4，B4 的 1/2 是B5，是一般笔 记本的大小。办公室中使用的纸类尺寸大多为 A4，也有人用是 A4 两倍的 A3 纸，不过一般商用文字处理机和印表机的标准用纸还是A4。最让人困扰的是 政府机关送达的文件总比 A4 稍大，看起来像 B 型纸，但比较起来又比 B4 小； 在邮递时必须折两折，以 B5 纸处理，在保存B 型纸时也常要反折。根据经验， A4 纸已经足以应付书写资料用，如果读者够细心的话，应该会发现报纸的 1/4 和 A4 纸几乎大小一样。
要混合处理 A、B 两型纸规格是很麻烦的，就算放在同一尺寸的档案夹或 书柜里，也会参差不齐，所以保存性的书面资料还是统一用 A 型纸比较容易处理。总之，开始工作前，一定要先决定用纸尺寸的统一，最理想的规格当 然是 A4，不过，还是要根依工作需要而定。无论如何，统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则，不能反客为主。
（3）统一机器制造资料的规格不管资料的形式有多少种，在进行收集时总要选用一种媒体来记录。“听 人讲话”也是一种方法，但是“脑”这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑，所以人们才发明文字笔记的方式；而最近几年打破传统文字媒体 形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记 录器陆续上场，但这些正在发展中的媒体还无法转换互用，在规格上更不统一，所以在开始收集资料时，也要选择电子媒体的规格。此外，因为各媒体 优劣各异、各有长处，所以一旦决定了某一种电子媒体，就要有一用到底的决心，不要在中途任意转换。譬如说现在有人用 VHS 尺寸的带子作取材工具， 也有人用 8cm 录像带记录资料，如果两者混用，在整体上会出现大的混乱。
同样地，如果资料收集是由工作小组共同完成，那么大家使用不同的电 脑规格处理信息、存入碟片，以致最后转存资料库时，一定会发生极大困难。
所以，收集前的规格统一整理，恐怕要多花一些时间考虑和设计。
（4）收集到的资料最好是原始文件 资料和任何传闻、谣言一样，只要经过人手，一定多少会变质，产生“以讹传讹”的效果。即使是处理同一件事情的不同报道，文章中理应相同的关 键处也会出现差异，这也是管理者每天要看好几份报纸的原因。因此，在收集、引用文献和参考资料时，一定要调出原始文件，千万不要引用“别人的 引用文”。虽然这样会很麻烦，但却是收集和使用资料的重要原则。误用二手资料的后果都相当的严重。因此，在收集资料时，一定要找到最原始的来 源，即使找不到原件，也要了解情况，确认事实。
“资料收集的基础”摘要：（1）收集资料时，要遵守“动员最少人力、花