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卡文先生为何要在数千张的贺年卡或问候卡上亲自写上几行字呢？因为 同一印刷格式的明信片令人觉得呆板而缺乏人情味，为了避免这种感觉，他亲手写上几行字，给收信人一种既亲切又受重视的印象。这样，卡文先生得 受这种“经常得写这种外交辞令！”之苦。其实，如果真的要写那种“外交辞令”，光是贺年卡和问候卡，可能得花去他一整年的时间。他能够在短时 间内，从堆积如山的明信片中逐一添上几行问候语，都是长期收集有关私人资料的结果。卡文先生在资料齐全的通讯录上的前几页贴上邮政编码以及国 内外邮资的一览表，要用时，可以省下查询的时间；要寄到何处，需贴多少邮资，都一目了然。
4。“人才录”制作法 根据通讯录进行人际信息整理，主要是以能迅速联络对方和缩短邮递时间为目的。因此，只有查阅其资料时，才能知道对方的专长、近况，及其家 族的概况等等。如果仅仅依赖通讯录，可能都无法清晰地记忆其面貌，更别论其它。为了更有效地利用“人际网络”，将其外貌和一些重要记录写在另 一本活页卡上，这是一项很重要的工作。卡文先生起名“人才录”主要是因为“人际信息”在当今社会十分重要，它是一项宝贵的财富。他把“人才录” 设计为“姓名栏”、“索引栏”、“性别栏”、“出生年月栏”、“会面栏”、“学历栏”、“职业栏”、“户籍栏”、“工作地点栏”、“现居住址栏”、“家族栏”、“备考栏”等 12 个项目。看到各项栏目的名称，都应该有某种 程度的了解，凡个人的基本资料，包括姓名、年龄、学历、任职单位、家族成员、结婚纪念日，乃至家族成员的生日等，都有详尽的记载。
在这本人才录中，卡文先生使用的是一般学校常用的资料卡。这种资料 卡是在学生做笔记、实验或统计整理时使用的空白卡片。由于它的规格合乎需求，纸张厚薄适中，因此他选中了它。“笔记资料卡”也和人际关系资料 处理所用的卡片一样，市面上也有出售，只是市售的都太厚了，编不了多少就成一本了，不能满足日益增加的人际资料的需求。在这方面，笔记资料卡 比市面上的卡片可多编集三、四倍的数量，能容纳更多的资料。他手边约拥 有 3000名的“人才录”。
5。“工作地点栏”要预留空白 这本人才录与通讯录一样，依照个人需求而设计，所以具有一些别人所没有的特色。首先，“索引栏”位于卡片的右上角，以姓氏为原则，按照 ABC 的排列顺序查阅，如果遇到姓氏同音时，则再增加名字的第一个字，查阅时仍依英文字母的排列顺序，可以很快地查到所要资料。接下来的“户籍栏”， 是最不容易变更的，即使变更也能够查询得到。当其外出或留学国外无法与本人联络上时，这栏便可以发挥作用。另外，还有工作地点栏，必须注意此 栏要预留空白，以便对方转业或调动时，就能立即更正，以便日后查询。同样地，对于常有变更的“现住址栏”和“家族栏”也都尽可能预留空白，以 备能立即修正资料。
6。预留“备考栏”，以充实人才录的内容 费心设计的人才录各栏，确实发挥了解对方信息的作用。“备考栏”更是他的心血结晶。为能更加完美，他在卡片内侧预留此栏，使资料更完备。 在“备考栏”中，可记载有关其生活上的一些事情。例如：在收到的贺年卡上或问候卡内，对方写下“某月预定到巴黎旅行”或“现在家里添购个人电 脑，以实行个人信息管理”等个人的特别动向时，就要在收到信件的同时，连同日期一起记入备考栏内。当然，诸如“我找到另一半了”或“有结婚的 念头”之类的大消息更是不可疏漏。诸如结婚或增加人口的家庭变化，就要记到“家族栏”中，因为这类是有关家族成员的状况。再者，“家族栏”中， 遇婚姻状况有所变更时，男士资料则加注妻子姓名；女士则加注夫姓，如果知道的话也尽可能记下原来姓名。结婚日期及伴侣的生日更是不可疏漏。如 果在收到的贺卡上得知对方已有宝宝诞生等消息时，就得赶紧记下。当然这种情形往往在来信中不会写何月何日出生，而是写孩子已经几个月了，这时 就要稍微推算一下孩子大约的出生时间。所推算出的年龄应该是正确的，所以在寄贺卡或问候卡时，就多了个话题。此外，当要拜访这位朋友时，事先 查阅一下他的家族栏，确定孩子的年龄，顺便可以带个适合小孩的礼物，这样，拜访就显得十分得体，格外受对方的欢迎。在人才录中，尽量输入对方 详尽的有关资料，如果需要查阅时，必能发挥最大的效力。
7。人才录的迅速查阅法 人才录是按照英文字母的顺序排列设计出的检索方法，谨将其查阅的步骤说明如下：在人才录的卡片上，上端印有从 A 到 Z 的英文字母。只须保留 代表个人身份的英文字母，剩余的字母都打上孔。例如：大学同学，取第一个字母“U”，下一步找有关职位的称呼，是银行职员，就以“B”为代表， 会计师以“A”为代表，律师则以“L”为代表。事先做好这一工作，假如你想得知有关支票方面的常识，就得找在银行工作的朋友，首先找大学“U”这 栏，再挑出银行职员“B”的英文字母，只取“U”与“B”这两项的卡片，其 它的24 个字母孔已被去掉，所需的卡片便会出现。
这种设计类似电脑程式，十分理想。也许将其电脑化，仍有不符标准作 业程序的问题，但对卡片而言，此种方法比电脑程式方便得多。
如上所述，卡文先生的人才录虽以收集个人基本资料为主，但实际上， 却不限于此范围。贺年卡或问候卡的功用，并非仅是人与人的往来，在事业上也能增进双方的发展，足见其效果。人才录对卡文先生而言，是无法替代 的财富，它对他具有相当重大的意义，但对其他人而言也许不一样。
8。名片上的资料是“人际信息”的基本来源 看到此处，读者应该了解“人际信息”的整理方法，须从通讯录和人才录开始着手，这两者的基本资料来源就显得十分重要了。大致而言，所谓基 本来源，就是双方首次互相交换的“名片”。据了解，能确实整理名片使其系统化的商场人士，却是少之又少。
有人将交换得来的名片随便夹放在办公桌的透明桌垫下；也有人按照人 名拼音排列整理，这都不是正确的整理方法。
卡文先生的习惯是：一旦与他人交换名片后，就会在名片背后写上有关 对方的资料，包括本人、见面日期、见面地点、目的，或介绍人等等，都会记录上，若能知道其籍贯更好，也可以再加上本人的特征等等。因此，这份 资料便成为人才录的珍贵来源。
须记住，名片必须在交换之后或当天即作处理。由于人的记忆有限，时 间久了，印象就变得模糊，所以要愈快处理愈好。可在公司或回家的电车上做此项记录，再将名片交代给秘书，请她转入通讯录及人才录中，经卡文先 生核对无误后，就增加了通讯录和人才录的内容。最后再将那张名片放入活页式的名片整理簿内，而且每个名片格只放一张名片，以便在查阅时一翻就 能查到所要的资料。
偶尔翻阅这本名片簿时，脑中便会浮现出双方会面时的细节，不由得感 到很愉快。
9。名片整理采用“逆检索”的方法 通讯录和人才录是以英文字母排列，然而名片整理方面却不使用这种“检索”方法，而是以工作职位、公司性质等项目作为标准，当然自有其理由。 例如：A 银行的经理带着新进职员来拜访，如果将名片按照英文字母顺序放入名片簿内。一段时间后，由于对方的姓名已模糊不清，想要迅速找到 是很不容易的事。如果在收到名片之后，将其放置在 A 银行的档案内，那么查阅 A 银行，就一定能立刻得知那位新进职员的资料。 想必大家都已了解“逆检索”的真正目的，即是不按照英文字母为排列方法，而以工作性质的“分类”作为标准，所以适用的范围相当广泛。 对于通讯录、人才录、名片簿等三项相互关连的整理都一一介绍过后，若能依据所知，加以充分运用，必能获得最大助益。
10。邮件必须趁早处理 在卡文先生的公司里每逢年中、年底，就必须寄出数以千计的贺年卡或问候卡，若再加上日常的邮政信件，一年内会收到总数在万封左右的信件或 明信片。假如不马上整理这些信件，而一封接一封堆入书房的抽屉里，过一段时间，就会陷入无法整理的混乱之中。
整理这些信件时，心中首先不要抱着“这是一件很复杂的事”的心理， 除去此心障后，接下来的工作就轻松多了。第一个步骤应是：收到信件时， 先记下收到的日期。
在卡文先生的公司里，收信后都会用日期戳盖在信件上。明信片的地址 正、反面不一，甚至两面都写有地址、姓名；有些信封常印有所属机关单位公司的名称——每当他整理这类信件时，一定会将收信日期、寄信人姓名、 公司、名称都详看清楚。平时只要看到广告函件之类的，根本不用处理，直接就丢进垃圾桶。
邮件盖上日期戳后，就要开始着手分类，而且分类工作最好每天都进行， 因为随着数量的增加，最后就得花费更多时间来处理；尤其每到年关，就会收到为数不少的贺年卡，若不尽快处理，等时间一过，就毫无意义了。
公司在收到贺年卡之后，仍依照英文字母顺序排列，很容易查阅。在检 查时若发现因迁移而失去联络、没有记录的朋友或客户，便可以赶紧补寄。
既然这是对方主动联络，就应赶快依据新地址记入通讯录和人才录中，以备 日后联络之用。
除了贺卡外，信件大部分都是与工作有关。由于卡文先生从事会计师和 律师的工作，所以办公室内挂有两种不同的记事板。事先准备分类的箱子，将信件按照工作性质分类编排。若不按照性质分类处理信件的话，往往须费 时查阅，事倍功半。所以一定要将信件分类处理，缩短检索时间。
11。用装书的外壳整理明信片最适当很多人都不懂如何将信件分类处理，或烦恼分类后又该如何妥善保管。 的确，贺年卡或问候卡大多以明信片为主，这些明信片没有长久保存的必要，大多以一年为保存期限。
卡文先生常拿装百科全书或公司年鉴的书壳装明信片，最好书壳的大小 和明信片差不多。
书壳的用途原来是为了保护书本不受损毁，同时也兼具装饰功能。对经 常用到百科全书的人而言，寻找书壳不是一件很麻烦的事。其实书本在出售时，都已经将书壳的费用包括在内，一般人也都不会刻意地把它丢掉。若将 明信片放入书壳内保管，就很具经济效益了。
卡文先生常在办公室内的书架上摆了几个书壳，按照英文字母顺序、年 度别，将贺年卡、问候卡放入壳中妥善保管。若把前面所介绍的通讯复印本，配合这些明信片，就能使检索工作更加完善了。
12。贺年卡是人才录的宝贵信息来源 除了贺年卡、问候卡或公务书信外，从亲朋好友处收到其个人近况的信件或明信片，大部分都是些调动、结婚、生孩子、过世等消息。 卡文先生将这些变动资料事无巨细地都记入人才录中。对于这种信息网络，往往一般人都知道方法，只是不愿起身而行罢了。 如前所述，只要新的信息出现，一定要纳入人才录的卡片中。尤其对于乔迁、结婚、生孩子、死亡的日期，必须随同寄来的书信或明信片的收信日 期，一并记录，这就是“人际资料扩为人才录”的一大整理原则。
因此，已记录于档案内的重要信件或明信片，都须妥善保管一段时间。 当然，这些信件或明信片的重要事件已转录在人才录上，所以不会再用到它们，但是为了慎重起见，仍将它视为原始资料而暂且保留。
报刊杂志整理技巧1。报纸的报导，应当场撕下 最常使用的信息媒体，大概都是印刷品吧！以报纸来说，它每天都刊登有巨大篇幅的世界动向，以及政治、经济、外交、社会等新闻。对于从事国 际贸易的商人而言，报纸是极重要的收集最新资料的媒体。这类资料的收集大都利用剪报的方式。
信息的收集利用并