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1。以时间顺序整理照片资料 整理文件资料的首要原则，即是要按音序的排列顺序，而在整理照片时，却应该考虑它的时间顺序。照片是记录时间过程里的一瞬间，也是冻结时间 的一种记录。当看到一张照片时，脑海里首先浮现的即是“何时拍的？”所以，整理照片资料应该顺着记忆里的时间顺序排列。这就是结论！
拍照结束后，要有效地整理照片、胶卷、幻灯片等资料时，必须连同有 关资料一齐放入“山根式袋式档案”。整理照片最头痛的莫过于随之而来的一些存放袋了，如果连同这些垃圾一齐存放，你会发现整理工作愈来愈难； 所以你一旦决定了照片的整理系统，就要事先购买好多年的整理用品，因为市面上具有完整资料整理用品的制造商不少，但是中意的用品突然销声匿迹 了，却是经常发生的事，一旦使用的工具没有了，整理工作也就无法长久持 续下去。
2。整理照片资料的技术 照片的整理工作，从底片送到冲印店冲洗时即已展开。以彩色负片为例，尽管“同步冲洗”（即冲出负片，接着便洗出照片）已成为时代新趋势，但 是如果顾及整理的工作，最好还是舍弃为妙。因为不管是否拍摄成功，是否值得冲印，把所有底片同步冲洗的做法，就是一种资源的浪费。尤其是工作 摄影，值得冲印的照片往往只有其中数张，利用“同步冲洗”是一大浪费。
所以，当底片送交冲印店时，只须冲出负片即可，如果非要同步冲洗不可时， 也莫忘了附带进行黑白压条（黑白负片一样尺寸照片）的冲印。另外，由于黑白底片本身只有黑白两色，若想从负片上判断照片的优劣，或许是一件吃 力的工作，因此可先将负片制作成黑白原尺寸条块（压条），再用放大镜检查，或许效果比较理想。
选择较具意义的照片加以放大冲洗，可能要比漫无目的的冲印方式更具 鉴赏和保存价值。如果经费充裕的话，将底片直接进行彩色压条工作，则效 果更佳。
（1）底片的整理 一般冲印的负片通常是六格一段、七段为一组，不过因为底片大小规格不尽相同，在整理上可能很不方便，因此在选购底片时，应尽量选择规格相 同者。另外市面上出售一种上端两个孔、下端附有索引标签的底片袋，可作为收藏底片的档案夹。若是已冲制成黑白压条，也要裁成和底片相同的尺寸， 然后放在底片的下侧，并注明索引。例如某卷底片是 1989 年 5 月 8日调查美 国电子产业 12 卷底片中的第 3 卷，那么就要在索引上注明“19890508 美国 电子产业调查3/12”，或是直接以圆珠笔记录于底片套上。
如果照片档案袋要与资料档案袋放在一起，则可选择标示同一主题的档 案袋，将资料、照片一起收存。照片的保存方式应分为两套分类系统，一套是专门收存照片的档案，一套是按主题分类的照片和资料档案，这种方法虽 然较为麻烦，不过却是整理照片的唯一方法。把照片视为一种资料来处理，可能会比单纯的剪贴相片更有趣的！
（2）幻灯片的整理 幻灯片（正片）除了具有放大投影的功能外，在印刷作业上，它的色彩浓度要比普通照片更为理想。不过由于正片的体积小、内容不易辨识，在收 存整理上也颇为棘手。一般地，购买正片摄影，如果不是考虑印刷上的使用效果，或者制成可以投影的幻灯片，一旦采用正片后，就必须先加以整理、保存，以利于日后的检索方便。 首先，正片和负片一样，必定也有一些不具保存意义的内容须加以淘汰、删除，因此整理正片应具有丢弃的勇气，尤其一些没有资料价值的正片，可 能终其一生都不会再用到。每一张正片都应标示拍摄日期，如果有外借或移交印刷厂印刷的情形，更要记得标示自己的姓名及公司名称。至于整理正片 档案，目前有一种富士彩色软片公司出品的“富士彩色幻灯片档案系统”，包括存放正片的透明档案袋、档案盒、专用打洞机及档案箱等多种道具。其 中最便利的，还是一次足以容纳 20 张正片的“幻灯片档案投影机”。这种机器是将正片放在聚光平台上，直接上下左右移动，即可找出想看的正片，不 象传统的幻灯机，必须一张一张逐一找寻。另外还有一种超薄型“聚光机”，直接将正片置于其上，即可迅速检索正片内容，也是相当利于整理的辅助工 具。不过这些新型的辅助工具，由于一次可容纳 20 张正片，在整理上就必须 以 20张为一单位，这样，这些大型的正片档案就无法放入一般的档案袋中。 在不影响正片的情况下，必要时可以将档案袋裁开以便收存。
（3）摄像机录像带的整理摄像机是一种将摄入的影像记录在 2 英寸磁碟片的划时代信息机器。它 的整理方法和电脑、录像机的整理方式相似。不过摄影机距离普及时代仍有一段时间，因此最好能将它的磁碟片记录转变成一般普通性媒介。简单地说， 也就是把需要保存的画面转录到 VHS 录像带上。VHS 录像机相当普及，它的电子照片也处处可见，尤其是 VHS 录像带可供自由编辑、复制。VHS 录像带 和摄影机的磁碟片性质颇为相似，摄影机的一格画面，约可转录成 5 秒钟的录像带，因此若将 T－120 录像带用标准速度使用，约可容纳 1440 个画面； 若是用 3 倍速度使用，则可容纳 4320个画面，俨然是另一种信息压缩功能。 转录后的摄像机磁碟片可在消除后重复使用，若是具有保存价值的重要记 录，则可存入档案袋中。
3。“照片资料的整理”注意事项 照片资料的整理应注意五个事项：（1）照片资料是一种时间记录，最好能按照时间顺序来整理；（2）底片与黑白压条（相版）应成对放入档案袋中；（3） 尽量少用同步冲印，仅选择有必要的画面冲放照片，并和文件资料一齐放入相同主题的档案袋中；（4）正片只能利用现成的整理系统加以保管；（5）选择 摄像机磁碟片中可用的画面，转录于 VHS 录像带中保存起来。
人物资料整理技巧多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不 到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同，有人不论是莫逆之交或一面之缘，皆把对方视为个人资产纳入通讯录中；有人只登录 关系密切者的通讯地址；有人却来者不拒，甚至将它列为一种商业信息；但也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了 每个人的处理方式，但是不可否认，在商业上，“人”的确是相当重要的信息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系，往往可 以看出一个人的工作实力，因为“人”就是最具价值的信息。
名片及通讯录的基本整理方法有两点：1。名片及通讯录的基本管理法在 80 年代个人电脑刚刚兴起时，没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意，能对工作产生多大的助益。事实上，除了理工系的数值计算及经营管理外， 电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时，电脑一度曾被视为“协助业余者增长 智慧”的机器，然而到了最后，电脑却走上一般商业用途，于是有关“名片。通讯录的管理”套装软件，也不断被开发出来。
用电脑处理人物资料，具有三大优点：（1）能够自由地删除或增加名单；（2）能够快速地查询；（3）能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所 无法达到的优点。
不过，以电脑管理名片或通讯录，仍有三项不可避免的缺点：（1）输入作 业相当麻烦；（2）登录的资料会一年一年与日渐增，总有一天会超过容量的极限；（3）电脑不似通讯手册可随身携带。因此，许多人不愿意以电脑来管理现 有的通讯资料，尤其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时，又必须重新输入资料，造成人力与时间的浪费。尽管如此，绝大多数人仍一直期待名片、 通讯录的电子化，于是在前些年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑（或资料处理机），立即成为市场上的抢手货。
有的管理者所使用的通讯手册已经沿用 20 余年，虽然外表陈旧不堪，至 今却仍然相当有用。因此若要将名片、通讯录电子化管理，就必须设定一个 至少可持续10～20 年的系统。人生的 20 年一晃即过，整理信息也应该配合 人生的计划。
根据名片、通讯录管理的一些缺陷，现阶段要找出更理想的方法，就必 须针对五个项目逐一改进：（1）输入所需花费时间；（2）资料的容量；（3）检索能力；（4）携带性；（5）20 年后的持续性。然后再综合两项要点：（1）首先制 作一个以“纸资料”为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；（2）在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。
使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变 得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。
2。建立“纸资料”为中心的管理系统传说名片最早起源于 17～18 世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。名 片被视为一种身份地位的象征，××经理、××科长、××助理？？，五花八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。就实用性 来说，中国的文字有许多同音异字，光靠耳朵辨认，很难正确得知对方的公司名称及姓名是哪几个字，这样，在人际关系的基本交往上，也就形成一道 无形的阻碍。这是绝大多数人所共有的想法，也是名片不断泛滥的原因之一。
（1）名片的规格 名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少功夫。相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅 改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑， 防止字迹不清楚。
名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还 是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。
（2）名片的再次加工 名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时，一定要注明会面的时间及日期。例如在 1989 年 4 月 14 日下午 6∶30 见面，那么就在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后，当忘记这张名片的主人 是谁？在哪里见面？时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的记录，很快即能确定对方的身份。
把名片放进名片盒时，有三种办法可以依照自己检索的位置放好：A 按 个人姓名第一个字的拼音顺序排；B 按公司名第一个字的拼音或字母顺序 排；C按行业类别顺序排。然而，有时候常常不知道该将对方纳入何种类别。 例如当对方同时具有朋友、公司双重身份时，更容易造成分类上的困扰。其实，任何一张名片都可以纳入上述三种分类体系中，如果你希望同时保有这 种体系，有一个很简单的解决方法：将名片复印成三份。你可以到书店购买空白名片卡，然后利用随身型复印机制成三份，各自纳入不同的分类系统中 保存。这种方法难免会增加纸张的消耗量，不过基于方便的考虑仍值得一试。
以这张名片为例，它的公司名称是“Heart munication Center”，那么就应纳入公司类别中的“H”音中；而对方的名字叫“约翰”，那么复印 的名片就直接纳入个人类别中的“H”音中；最后一张复印名片则按照它的营业内容“婚姻中介”而列入行业类的“服务业”中，这就是一张名片的三种不同的检索方法。 为了容易识别起见，复印名片最好选择有颜色的空白名片卡。在名片盒的选择上，最好也选择横式、可贴上索引标签的为佳。有一种透明名片袋因 无法按照字母顺序放入，尽量不要采用。
（3）“档案袋”的名片整理 把收受的名片放入档案盒中，并不表示已经完成名片的整理工作。当你为了“A 事”而和各式各样的人会面时，即应该将收来的名片注上“A 事”的 标志。日后需要进一步与有关人士联络时，调阅“A 事”的档案资料，便可很快地找出这一组名片资料。事实上，没有必要再将名片细分成工作类别。 这样只会徒增繁琐。为了让工作简洁化，可�