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微软研发致胜策略-第28章

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为每个人可以完全针对个人需要,安排自己的时间表。
但是弹性上班也有缺点,这是人事部门在招募人才时
不会提到的。依照弹性上班的定义,员工既然没有固定的
工作时间,因此考评程序设计师是否认真工作的办法,就
是看他有没有如期完成工作,如果您再深入想想这一点就
会了解,一旦有某位程序设计师落后进度,就表示他工作
不卖力。当然,没有人会立刻告诉他这一点,但是上级会
很自然地希望他把工作完成再下班,他们根本不管程序设
计师其实已经辛劳工作了一整天。
如果您发现程序设计师必须延长工作时间才能完成工
作,就表示有问题。也许这位程序设计师滥用弹性上班制
来掩饰工作的拖延,也许是小组发生了我在前面几章讨论
过的各种毛病。总之,不要忽略问题,它的确存在。
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对于一位每天工作1 2小时的程序设计师而言,这样的
一日活动是有理由的,不然他什么时候去办私事和看杂志
呢?这就是高层管理者忽略的一点。他们强迫程序设计师
超时工作,结果程序设计师为了适应这项要求,不得不把
私人活动排进上班时间。
我让程序设计师把一天的活动用白纸黑字写清楚后,
我开始问他们一些问题。“如果你从现在起每天五点下班,
你会需要两小时来午休和处理私事吗?你会让电子邮件随
到随处理,或是固定时间一并处理?如果杂志留到回家时
看,你觉得怎么样?和别的小组谈某一项功能的进度问题,
是否可以交给项目经理?”
我会和程序设计师共同研讨出一份合理的活动表,让
他在上班时间内完成份内的事,并且准时下班。这并不太
困难,只是看主管怎么做罢了。
训练开发小组懂得在正常工作时间内掌握好工作
的效率,不要让他们超时工作,因为超时工作只
是浪费时间的假面具。
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我无法在白天工作
程序设计师常常抱怨无法在白天工作,看看前面那位
的活动日志就很清楚,这种抱怨绝非空穴来风。程序设计
师必须协助面试、阅读和回复e…mail、审阅使用手册等等,
这些都是正当的公事,程序设计师无法将它们推掉。
问题在于这些正当的公事扰乱了程序设计师真正的工
作—开发产品。例如电子邮件随到随处理,程序设计师
的时间就被切割得太零散,没有一个比较长的时段让程序
一气呵成,也没有办法对处理次要公事的时间做妥善的规
划,如果每一件次要的正当公事都是一放到程序设计师桌
上就立刻处理,难怪程序设计师永远没有时间写程序了。
我曾经听过许多管理者建议,事情一来就立刻处理,
要不就是马上解决掉,要不就是不做任何处理,把它打发
掉;这样才能保证绝不拖延,并且把注意力保持集中在最
优先的事情上面。基本上我同意这样的观点,但是对于程
序设计师而言需要一点小小的修正,程序设计师如果一味
地盲从于这个建议,每天的干扰仍然使他们太过分心而无
法在白天工作,而要等到晚上夜深人静时才能写程序。
上述的管理者的建议,重点是在事情一发生便“即刻
处理”,而程序设计师虽然无法预料事情什么时候会发生,
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还是能设法避免受其干扰,e…mail 就是最佳例子。程序设
计师不必随时查看邮件信箱,可以把所有的e…mail 集中在
一天的某一个时段(或是两三个时段) 处理,把它变成每
天固定时间的工作,而且不妨挑选自己工作效率比较差的
时段来看e … m a i l,看完e…mail 就立刻决定要处理(回复邮
件) 或不处理(删除邮件)。
也就是说,程序设计师应该利用e…mail 作为缓冲区,
让临时突发的次要公事全都暂时搁在邮件信箱,到了固定
时间再一起处理,处理的时候要快刀斩乱麻,绝不拖延,
立刻解决。
同样的道理,也可以运用在其他不定时出现的公务上,
使它变成可预期的工作,不再打搅正在开发的程序工作。
程序设计师应该拟出一份时间表,安排最优先的工作,避
免让随时插队的工作喧宾夺主。以我的每日时间表为例,
看看一天的时间应该如何分配:
仅专心进行开发工作(3。5小时)
午餐并稍微休息(45分钟)
第一次阅读并处理e…mail (15 分钟)
继续努力进行开发工作(2 小时)
第二次阅读并处理e…mail (10 分钟)
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处理突发的其他工作(1。5 小时)
第三次阅读并处理e…mail (10 分钟)
我将午餐前的时间,也就是一天工作效率最高的时间,
完全专注在开发工作上,这段时间我尽量不接电话,绝不
打开e…mail 信箱,因为那是最会令人分心的,我将这三到
四小时的时间完全只用来写程序。用完午餐后我才会去看
e…mail。
在我处理完第一批电子邮件后,我再度投入开发工作,
这时若有突发的工作进来,我会先置之不理,直到我排定
处理次要公务的时间,我再决定是立即处理或不予处理。
如果我今天实在无法把这些次要公务完全解决,我就留到
明天同一时间继续。
您看,利用这样的时间安排方式,e…mail 和一般的杂
务就不会打搅到我的开发工作了。我的诀窍就是在我排定
的时间内处理这些次要公务,而不是让这些次要公务来决
定我的时间表。也就是我把无法预料何时来临的事情,留
到一定的时间内处理,这样我就有足够的时间而且能专心
地从事开发工作了。
很不幸的是大部分的程序设计师都让他们的时间表被
各式不定期出现的杂音给弄乱了,他们没有办法把程序放
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在第一位,反而被突然跳出的事件搞得团团转,因此直到
下班根本没碰过一行程序(正经事),却处理了大量的:电
子邮件、会议、报告(杂事)。若是照这种做法,怎么能不
加班呢?不加班就无法完成产品了。
如果您很确定项目的日程表是合理的,并没有过度乐
观之嫌,而程序设计师却总是超时工作,那么可以确定必
然有问题,您最好检查一下这些可能的根源:
◆ 程序设计师没把临时出现的事情安排在固定的时
间,而占掉了写程序所需要的时间和专心。
◆ 程序设计师让次要公务抢占了比写程序更优先的处
理顺序。
前述的时间表对我个人非常适用,当然并不是每个人
都得和我一样,我的时间表对某些人来说可能不太适合:
“为什么一定要在午餐之后才能看e … m a i l?我可没办法,
我就是喜欢一清早来看e … m a i l。”当然,如果您的工作是
以阅读e…mail 为主,那大可不必规定自己什么时候看e …
m a i l,但程序设计师最主要的工作是开发产品,所以,任
何时间表的安排,最大的原则都应该是:让程序设计师能
够专注于开发产品。您不妨把新邮件到达时的提示声音关
掉。
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与程序设计师共同研拟出一份每日活动的时间表,
把无法预期的临时公务变成固定时间处理的事情,
并且把程序开发的工作放在最优先的地位,不要
让其他次要的事情干扰到写程序。
仅专注于开发工作?
我所谓的开发工作是比较广义的,不是只有关在办公
室里写程序、其他啥事也不做。开发工作除了写程序、测
程序外,还包括与其他的程序设计师头脑风暴、讨论、程
序的审核等都算在内。
激情过后
在某些特别的情况下,加班是有道理的,比方说在期
限前的那个周末对所有的程序再做一次彻底的审视,或是
在EX 商展前的几天全力准备一个别出心裁的示范
程序等等。但是我强调这是“短期”的、特例的,而不是
常态的。加班只能在刚开始的一两个星期增加生产能力,
因为那时候组员有强烈的危机感。如果您要求组员每周工
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作8 0小时,他们一开始时会努力工作,但是危机感不久后
就会消失,每日活动表的内容就会流于公私不分,反而变
成正常该有的生产效率都打了折扣:午休两小时、在大厅
里聊天等等,就像我在前一节说的那样。
还有一种很特别的例外情况,就是组员对于项目非常
投入,因为这个项目令组员兴奋异常,使他工作做得意犹
未尽,下了班还舍不得离开。这种情况看在项目经理眼中
当然是令人欣慰的,这种组员无论在吃饭、睡觉或呼吸时
都在想着项目。我希望每位程序设计师都至少有一次这样
的经历,做的项目不只是公司的产品,同时也是自己的梦
想。但这毕竟不能经常发生的,您不太可能经常遇到宝贵
的项目,如果是,那就不稀奇了,兴奋的感觉不可能占生
活的大部分,所以我对这一种特殊的情况,倾向比较保留
的意见。
在我早期的职业生涯中,大约有五年的时间,做了无
数的项目,都是令我兴奋不已,使我除了吃饭睡觉之外,
几乎全在写程序,和我同组的程序设计师们也都如此,我
们没有什么休闲和社交生活。我们整天和计算机泡在一起,
生命全部的意义只有程序,每天工作到凌晨两三点,回家
睡六七个小时再继续写程序。而我们喜爱这样的日子,我
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们燃烧着对软件的热情,渴望早日见到作品完成的样子。
做过那些项目之后,我后来的项目虽然一样令人兴
奋,但是我不再让程序填满自己全部的生活。我每天工
作八小时,留下时间来追求生命中其他的美好事物—
参加宴会、40 英里( 1英里= 1 。 6 0 9 3公里) 的脚踏车越野赛、
观赏歌剧、认识新朋友。。我觉得自己像是重生了一样。
如果从前有人告诉我每天只顾着写程序会错失生命中的
许多美好事物,我一定会大笑,就好象您劝一位老顽固
更换速度快1 0 0倍的计算机时他也会大笑:“我现在就用
得这么愉快,干嘛换什么机器?”但是那天他的老计算
机坏掉而不得不更换时,态度就截然不同了,他会瞪大
眼睛,脸上出现难以置信的表情:“我的天,我竟然到现
在才换计算机,我真不敢想像我怎么会对以前那部老古
董感到满意!”
我就像这种使用者,我不知道我那根筋不对,那么长
的时间里除了写程序以外什么社交生活也没有,而我并不
感到任何缺憾,可是等到我在工作之外同时也过正常人的
生活之后,我才体会到均衡生活的重要。对正常生活的追
求欲望也使我更积极利用上班时间的每一分钟,在上班时
间内把所有想做的事全做完,才有时间过很充实的私生活,
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两边都兼顾得很好。
现在,我回想起从前那段完全只有程序的日子,我真
希望有人能令我醍醐灌顶,告诉我生活不是只有工作而已。
也许当时的我听不进去这种话,但我还是希望有人试着对
我说过。因此,现在我如果看到组员像从前的我一样废寝
忘食,我会对他们说:“回家去吧,好好享受你的人生!”
重点提示
经常加班就是项目出问题的明显信号,也
许是因为主管的观念错误或是目标不够清
楚,不论是什么原因,项目经理绝对不能
忽视这种现象,要对这个问题正确处理,
项目经理必须协助组员在每周4 0小时的工
作时间里,把事情做得更有效率。
我经常听到高层主管称赞组员每天为公司
工作很长的时间:“您对公司的贡献值得嘉
奖,做得很好!”这绝对是错误的信息,
员工应该是因为工作做得好而受到称赞,
而不是因为在办公室待得久,管理者不该
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把“生产效率”和“工作时间”混为一谈,
有的人也许可以用更少的时间,完成两倍
的工作呢。
为了让组员把办公时间用在正确的地方,
并提高部门的工作效率,项目经理不但要
为他们排除任何不必要的会议、报告和杂
事,还要协助他们好好运用宝贵的上班时
间。您应该协助组员安排适当的每日活动
表,用一些小技巧,让组员有长段又不受
干扰的时间,适合进行开发工作。
如果您关心组员的生活,就不要让他们把
全部的时间都投入在工作。每天只要确定
他们卖力工作了八小时,就可以把他们赶
出办公室了,当然这样做也许会有老板看
不顺眼,但是如果您像我一样相信均衡、
健康的生活是一切创意的原动力,就坚持
这份理念吧!
每周工作4
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