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管理要求
1。确保真实性；
2。确保完整性；
3。确保可识别性；
4。确保安全性
归档方法
1。电子文件的分类排序；2。建立电子文件数据库；3。确定归档范围，以保证电子档案的质量；4。确定归档时间；5。确定归档份数，一般拷贝三套，两套异地保存，另一套提供借阅；6。确定保密期
限密级调整程序
量小可以量大
电子档案的保管
电子档案保管知识
如何保管
1。库房建筑结构坚固，符合防火、防震、防潮、防紫外线设计要求，有避雷装置和监测火警的报警装置。
2。空调系统完善，保持温度变化范围为15c～27c、相对湿度40％～60％；标准温度为18c、相对湿度40％。
3。防止电磁场的干扰。避30奥斯特以上的磁场；在存有重要档案的库区，应设置测磁设备；磁带盒及档案柜无磁性、防尘并带有闭锁装置。
4。防止灰尘污染，保证空气中灰尘微粒含量不高于50粒米。
5。磁介质的质量要求：磁介质要无斑点、无小孔，也无残缺、无丝状微粒或氧化膜不平整等问题。
6。考虑到电子档案存贮介质的特性，为防止电子信号变弱或丢失，须定期（每半年一次）对电子档案进行检查倒带，同时对电子档案的内容进行鉴定进馆
方法与程序
方法
1。电子档案以纸质打印件进传统档案馆；2。电子档案以“双套制”的方法进传统档案馆；3。电子档案以脱机载体方式进电子档案馆；4。电子档案的虚拟进馆方法程序
1。档案馆对电子文件的超前控制。
2。进馆鉴定和检测。
（1）载体状况的鉴定和检查
（2）可读性鉴定和检测
（3）可靠性鉴定和检测
（4）完整性的鉴定和检测
（5）无病毒鉴定和检测
3。电子档案的移交
管理人员必备知识
1。基础知识：包括科学文化基础知识；基本政治理论知识；法律及有关政策方面的知识等。
2。档案专业知识。
（1）档案学基础理论知识。
（2）文件与档案的管理原则、方法及有关的技术。
3。现代信息技术及相关科学知识。
（1）微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。
（2）电子计算机基础。
（3）电子计算机软件技术。
（4）现代通信及电子计算机网络技术。
（5）设备维护知识。
4。高的外语水平。
管理人员培养
1。利用高等院校档案专业的教育资源，早定计划，早培养；2。采用短期、强化的措施进行培养；3。从档案部门选拔一批人员专门培养。
二、电子档案接受检验登记表
接收单位
外观检验
病毒检验
有效性检验
完整性检验
登记表、软件、说明资料检验
填表人：年月日审核人：年月日接收单位（盖章）年月日
第93章 人力资源环境分析（）
人力资源环境分析
人力资源环境分析的目的、原则和内容概念人力资源环境是由影响人力资源选择、保持、开发等各种因素组成，人力资源环境包括人力资源外部环境和人力资源内部环境两个方面。在制定人力资源战略中，需要从这两个方面对人力资源进行分析，也就是人力资源环境分析目的通过对人力资源环境的分析，可以使企业更加快速的适应并把握人力资源的内外环境的瞬息万变，同时制定合理的人力资源规划，配合人力资源管理和企业管理的其他方面，对企业的整理生产、管理的效率起到正面积极的作用
原则
1。客观性
环境分析的对象是企业赖以生存和发展的客观环境，因此在分析时，首先要杜绝失真现象，否则制定出来的人力资源规划肯定也是不恰当的。客观性主要是从收取资料和信息出发，同时从事人力资源分析的工作人员一定要客观，不主观。
2。全局性和重点突出性
人力资源环境分析是人力资源规划的基础，而人力资源规划受多方面的影响，因此人力资源环境分析一定也要从多方面考虑，并且能够根据各个因素之间的影响力大小不同，找出对人力资源管理实践影响力最大的因素，并对它进行深入的剖析。
3。系统性
人力资源环境分析是对人力资源管理系统的分析，不仅人力资源战略和人力资源规划本身都具有系统性的特征，而且许多外部因素之间、内部因素之间、内外因素之间是相互影响的，因此，在进行人力资源环境分析时要注意各方面的联系和相互作用，这样才能系统的、全面的做出正确的分析。
4。未来性
人力资源环境的分析是为企业未来的生存和发展服务的，在进行人力资源环境分析时，一定要注重未来可能影响企业人力资源状况的各方面情况分析
内容
内部因素
组织战略
组织战略指组织把主要目标、政策和重大措施整合而形成的具有内在有机联系的整体方略或发展规划。它分为组织发展目标和员工职业发展目标，是两个目标的有机结合。组织战略是组织人力资源管理的起始点，也是组织人力资源管理的依据组织文化组织文化是组织内部环境的综合表现。企业的组织文化又称为企业文化。组织文化具有六项功能特征即：导向性、规范性、约束性、凝聚性、融合性和时代性。它对组织中人们的行为和态度具有持久、深远的影响，最终使人们形成总体的行为倾向。有人把它称为“企业之魂、动力之源”
员工及其对工作的态度
员工是企业最重要的资源。每一个员工都是具有需要、动机及价值观和态度的个体，重视员工首先要尊重他们，关心他们，满足他们的需求。员工需求是人力资源工作的导向之一，人力资源管理活动始终要围绕满足员工需求而努力组织的结构组织结构是人力资源规划的重要部分，企业组织结构是否合理，直接影响到组织的效率。组织结构是形成组织成员行为的主要决定因素，因为它要将组织的个体和群体结合起来去完成工作任务财务情况企业的财务状况，直接影响着企业对于人才的获取和保持，要根据实际的情况，制定合理的策略
外部因素
竞争环境
企业与企业之间产品的竞争是激烈的，但是当今社会更是人才的竞争，如何了解信息，分析到竞争者的各方面情况以及自身在竞争中所处的位置，对于合理规划人才资源相当重要劳动力市场劳动力市场是企业获取人力资源的主要途径，透彻分析当前劳动力市场的情况，对企业高效、高质及合理的得到和保留人才非常重要。
教育特征
分析劳动力的普遍文化水平，受过高等专业教育及专门训练的人所占的比例等，定位企业需要的人才人口特征各地方、各区域可以向社会提出的人力资源的数量、分布、年龄与性别是不同的，需要按照情况、地区等具体分析文化特征每个地区、每个国家都有其独特的文化，文化会影响人的心理活动和行为。文化是指在一定的历史条件下通过社会实践所形成的并为全体成员遵循的共同意识、价值观念、职业道德、行为规范和准则的总和科学技术现代科学技术的发展迅速地改变着组织的业务活动。技术和产品更新周期越来越短，导致现有的工作岗位不可避免地被不断淘汰，需要新技术、新知识、新技能的新工作岗位不断产生。新的工作需要掌握新知识、新技能的人才来承担。为此，人才资源管理者要密切注视科学技术发展动向，预测本组织业务及工作岗位对工作技能需求的变化，及时制定和实施有效的人才培训开发计划经济环境管理活动受到整个社会的经济状况的影响。在市场经济条件下，就业状况、利率、通货膨胀、税收政策，甚至股票市场行情，都有可能对人力资源管理活动产生影响。这类因素主要作用于组织对人力资源管理活动的经济投入，人力资源规模、结构及人员的工资、福利、待遇方案等。例如社会失业率直接影响组织的人员招募及吸收战略的确定和改变。通货膨胀对人员的工资福利待遇会产生直接冲击。经济竞争的压力也可能会迫使组织改变其人力资源管理活动的方式和手段。在日益复杂的经济环境中，要取得经济竞争的胜利，组织就必须争夺人才、稳定人才政治变化人力资源管理是一种社会行为，而一定的社会行为是在一定的政治现实中发生的。影响人力资源开发和管理的政治因素有：未来政治环境中有关人力资源发展的法制建设，即人力资源市场管理法、劳动法、职业法、专利法、知识产权法等方面的立法、司法、检察工作的发展情况；未来政治环境中有关人力资源发展的政治民主化进程，即机会均等、择业自主、言论自由、人格尊重等方面的进展情况人力资源环境分析的基本方法
一、人力资源环境分析的基本方法
基本分析方法
pest宏观环境分析法
1。pest宏观环境分析法是一种分析外部宏观环境对企业人力资源管理影响的分析方法。主要宏观的分析影响企业的四大类外部环境因素：（1）p…政治和法律、法规对企业的影响；（2）e…经济对企业的影响；（3）s…社会对企业的影响；（4）t…新技术、新产品对企业的影响。
2。pest宏观环境分析法作用：
（1）可以系统的认识环境；（2）有利于分辨出个别的、与某个特定场合相关的、关键的影响因素；（3）通过分析可以确认企业生存和发展的原动力；（4）可以预测性的分析外部环境对企业发展的影响，及时采取措施
swot分析法
1。swot分析法就是一种对企业内部优势和弱势，对企业外部的机会和威胁同时进行分析的方法。s、w分别指企业内部环境的优势和弱势，o、t分别指企业外部的机会和威胁。
2。企业发展经常遇到内部优势和弱势。
优势：成本优势、竞争优势、产品的技术优势、企业资金优势、优秀的管理人员等。
弱势：成本过高、竞争劣势、管理不善、技术人员缺乏、产品无创新、技术落后、设备老化、资金缺乏等。
3。企业发展经常遇到外部机会和威胁。
机会：市场发展迅速、有新的市场、产品有进一步的拓展性、相关产品领域的发展等。
威胁：竞争压力大、市场有限、客户要求和口味变化、替代品增多，用户的砍价能力等。
4。swot分析法的步骤：
（1）依据企业的目标分析出对企业影响重大的内外部环境因素；（2）对这些重要因素确定标准并进行评分；（3）判断结果是优势、弱势或者是机会、威胁；（4）进行逐次打分，按因素的重要程度加权求和；（5）进一步推断优势、弱势以及外部环境的情况对环境不确定性的分析和处理1。企业要分析的环境因素存在着很多的不确定性，如果做不好正确的分析，就容易使决策人做出的策略或者战略存在很大的风险性，对企业更是一种威胁。因此着重对不确定因素的分析，是十分必要和关键的。
不同的企业面临的环境不相同，因此环境的不确定程度也不同，根据环境的简单和复杂程度以及事件的稳定和不稳定程度，主要呈现出四种情况：（1）在简单和稳定的状况下，不确定性程度是最低的。通过分析过去的环境，就可以比较准确的对现在或者未来进行预测。
（2）复杂与稳定的状况下，不确定性有所增加。这种状况的特点是环境比较复杂，需要考虑众多外部因素，但是外部因素的变化不大，因此环境分析还是可以预测的。
（3）简单和不稳定的状况下，这种状况的特点是影响企业的外部因素很少，可是却存在着很大的不确定性，因此预测难度进一步增大。
（4）复杂和不稳定的状况下，不仅要分析众多的外部因素，而且因素的变化也很不确定，因此这样的环境很难预测。
2。企业对环境不确定性的处理
企业可以通过降低环境不确定性的程度来分析环境对企业的影响。一般的采取适应的做法，也被称作内部战略和外部战略。内部战略一般有招聘、调整等方式，外部战略有广告宣传、合同方法等波特的竞争环境五因素分析法波特的竞争环境五因素分析法是由美国�